Dziś zastanowimy się, dlaczego niektórzy, mimo stosowania wszystkich zasad produktywności, wciąż nie są zadowoleni z efektów lub nie osiągają oczekiwanych wyników. Omówię również, dlaczego uważam, że produktywność nie zawsze wystarcza, aby osiągnąć sukces, o jakim marzymy.
Trzy przyczyny braku sukcesów mimo wysokiej produktywności
Pierwsza przyczyna polega na tym, że wielu ludzi żyje w przyszłości. Są przekonani, że dopiero po osiągnięciu danego statusu materialnego, sprzedaży odpowiedniej liczby kursów, czy zarobieniu określonej sumy pieniędzy, będą z siebie zadowoleni. Jednak jest to błędne przekonanie. Aktualnie czytam książkę Potęga teraźniejszości autorstwa Eckharta Tolle’a, która w bardzo mądry sposób tłumaczy taki stan pewnego zawieszenia w przyszłości.
Drugą kwestią jest to, że choć ludzie mogą być bardzo produktywni i stosować wszystkie zasady produktywności, ich mindset może nie być właściwie ukierunkowany. Mogą czuć się zagubieni, co sprawia, że nie osiągają oczekiwanych wyników.
Jest jeszcze trzeci powód, na którym dzisiaj chciałbym się bardziej skupić. Zdarzają się sytuacje, gdy ktoś jest produktywny, a mimo to nie odnosi sukcesów w biznesie, choć teoretycznie powinno się to udawać. Taka osoba skupia się na efektywności, na robieniu wielu rzeczy jak najlepiej i jak najszybciej, ale nie osiąga wymarzonych rezultatów. W tym przypadku uważam, że problem nie leży w mindsetcie, lecz w podejściu narzędziowo-biznesowym do tego, co robimy.
Więcej nie zawsze znaczy lepiej: Pułapki produktywności w biznesie
Odnoszę wrażenie, że w dzisiejszej kulturze produktywność koncentruje się głównie na technikach takich jak Pomodoro. Celem jest maksymalna efektywność mózgu – robienie regularnych przerw, by szybciej i lepiej wykonać zadania. Często spotykam osoby, które stosują zasady produktywności, ale nie zastanawiają się nad tym, co właściwie robią. Koncentrują się na tym, by w możliwie najkrótszym czasie zrealizować jak najwięcej zadań, wypełnić nimi kalendarz i maksymalnie efektywnie wykorzystać 8 godzin pracy. Moim zdaniem jest to duży problem dzisiejszych czasów. Takie osoby wykonują zadania, które — choć powinny być częścią biznesu — nie prowadzą do osiągania konkretnych wyników. Sam byłem w podobnej sytuacji i czasami pewnie wciąż robię podobne rzeczy.
Przez jakiś czas rozwijałem agencję, wychodząc z założenia, że powinna zajmować się wszystkim, dlatego oferowałem wszelkie możliwe usługi. Czasami powodowało to problemy i musiałem szukać podwykonawców. Niekiedy pojawiały się trudności, na przykład związane z tym, że zaplanowaliśmy wykonanie czegoś w dwie godziny, a finalnie zajmowało to dwadzieścia. Wynikało to z błędu, którego nie mogłem przewidzieć, ponieważ nie miałem wystarczającej wiedzy na ten temat. Na początku odbywałem również długie, darmowe rozmowy z klientami, w trakcie których starałem się ich przekonać, ale ostatecznie nie przynosiły one żadnych rezultatów. Z czasem całkowicie zrezygnowałem z takich rozmów sprzedażowych. Myślałem, że tak musi być w agencji i wiele osób tak właśnie robi – są produktywni, ale skupiają się na rzeczach, które niekoniecznie są istotne.
Jak sprawdzić, czy Twoje działania prowadzą do wymarzonego celu?
Moim zdaniem kluczem do wyjścia z tego schematu jest refleksja. Trzeba usiąść z czystą kartką papieru i zapisać, co właściwie dzieje się w naszym biznesie. Warto zastanowić się, co zrobiliśmy w ciągu ostatniego miesiąca, jakie efekty to przyniosło i czy są to efekty, których oczekiwaliśmy. Należy zapytać siebie, czy nasza produktywność rzeczywiście prowadzi nas do celu, czy po prostu wykonujemy zadania mechanicznie, odhaczając je na liście. Moim zdaniem w życiu i biznesie nie chodzi o to, by po prostu skreślać zadania, ale o to, by regularnie je przeglądać i oceniać, czy rzeczywiście prowadzą nas tam, gdzie chcemy.
Ważne jest, aby sprawdzić, czy decyzja o wprowadzeniu nowego zadania była trafna, czy może warto się cofnąć i zmienić kierunek. Nawiązuje to do popularnego powiedzenia: Pracuj mądrze, a nie ciężko, które ma zastosowanie na wielu płaszczyznach w biznesie. Często wydaje nam się, że konieczne jest opublikowanie 30 postów, aby rozpocząć sprzedaż w social media. Tymczasem z mojego doświadczenia wynika, że niektórzy klienci osiągali dobre wyniki już po zaledwie trzech publikacjach. Niekiedy nasze przekonania mogą być błędne, dlatego mocno zachęcam do refleksji nad tym, co realnie przynosi nam efekty.
Trzy zasady skutecznej i mądrej pracy
Kiedy już wyodrębnimy zadania, które musimy wykonywać, ale nie mamy na nie czasu lub po prostu ich nie lubimy, warto przejść do pewnych zasad.
Usuwanie zbędnych rzeczy
Pierwsza z nich to usuwanie rzeczy zbędnych. Jeśli regularnie wykonujemy pewne zadania, warto przeanalizować, czy przynoszą one jakiekolwiek efekty. Na pewno w każdym biznesie zdarzają się takie czynności. Ja również miałem takie doświadczenie – robiliśmy raporty dla klientów, których nikt nie czytał, więc zmieniliśmy model działania. Oczywiście, jeżeli są zadania, które lubisz robić, nawet jeśli mają marginalny efekt, to rób je. Chodzi o to, żeby nie zoptymalizować całego życia tylko pod kątem wyników, ale także czerpać przyjemność z samego procesu. Niemniej w każdym biznesie, moim zdaniem, można znaleźć przynajmniej jedną rzecz, którą robimy z przyzwyczajenia lub przekonania, a która nie przynosi żadnych efektów i tylko marnujemy na nią czas.
Automatyzowanie zadań
Druga zasada dotyczy automatyzowania zadań powtarzalnych i mniej wymagających. W dobie dostępu do narzędzi AI mamy mnóstwo opcji, które wspierają procesy marketingowe i sprzedażowe. Starajmy się je automatyzować — nawet samodzielnie i w małych krokach, szczególnie jeśli nie mamy budżetu, by zlecić to zewnętrznej firmie. Sam zmagałem się z tym problemem i nie zleciłem automatyzacji, ponieważ było to dla nas zbyt kosztowne. Jednak warto dążyć do tego, aby nie tylko poprawiać naszą produktywność i nie traktować siebie jak robotów do pracy, ale również, aby praca była wykonywana mądrze.
Delegowanie zasad
Trzecią zasadą jest delegowanie zadań. Wiele osób woli robić wszystko samodzielnie i dobrze sobie z tym radzi. Jednak z mojego doświadczenia wynika, że w większości przypadków lepsze rezultaty osiąga się, delegując zadania. Nie warto koncentrować się tylko na tym, jak upchnąć wszystko w kalendarz. Zawsze pojawi się coś nowego, co będzie wymagało dopracowania. Jednak czasami nie jesteśmy w stanie wykonać wszystkiego naraz. Warto przy tym zaznaczyć, że delegowanie bywa trudne. Ja sam przeszedłem długą drogę – od jednej osoby w zespole do ośmioosobowego zespołu i już nie wyobrażam sobie prowadzenia biznesu w pojedynkę. Nawet teraz, prowadząc ten podcast, są osoby odpowiedzialne za montaż oraz te, które przygotowują z tego reelsy. Gdybym robił to wszystko sam, nie miałbym czasu na nic innego. Dlatego staram się delegować wszystko, co się da. Oczywiście wiąże się to z kosztami, a choć zamykam agencję i nie mam teraz takich środków, by inwestować w marketing na dużą skalę, krok po kroku staram się delegować zadania, aby wszystko szło sprawniej.
Czy produktywność rzeczywiście ma tak duże znaczenie?
Choć poruszam to na końcu, uważam, że produktywność jest nieco przereklamowana. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że o wiele lepiej niż skupienie się na produktywności, zadziałało u mnie już wspomniane w tym podcaście Prawo Parkinsona. Znam techniki takie jak Pomodoro, ale osobiście ich nie stosuję. W moim przypadku dobrym rozwiązaniem było ustalenie określonego czasu pracy. Wiem, że od 9 do 13 mam czas na wykonanie zadań. Mam określone priorytety na dany dzień i regularnie je analizuję, aby upewnić się, że trzymam się właściwego kursu. To jednak nie jest produktywność w stylu: odłóż telefon, włącz minutnik, rób przerwy. Chodzi o to, żeby po wyznaczeniu bloku czasu pracy, na przykład 4 godzin, rzeczywiście zakończyć zadania i odejść. Daje to naszej głowie szansę na odpoczynek.
Dlatego zachęcam do podjęcia wyzwania: jeśli pracujesz 8 godzin dziennie, spróbuj w przyszłym miesiącu skrócić ten czas do 6 godzin i zobacz, co się wydarzy. Takie wprowadzenie delikatnej presji i ustalenie ram czasowych, w których musisz wykonać zadania, pomaga skupić się na tym, co naprawdę jest ważne w biznesie i prowadzi do wyników oraz zysków. Oczywiście, ta rada dotyczy głównie przedsiębiorców, ponieważ na etacie nie zawsze jest to możliwe. Niemniej jednak zachęcam osoby pracujące na etacie, by starały się negocjować z przełożonymi. Na przykład, będąc na studiach, pracowałem w kancelarii prawniczej tylko 2 dni w tygodniu, z czego jeden dzień zdalnie i mimo to zarabiałem tyle, co moi koledzy na pełnym etacie. Warto czasem odważyć się na takie negocjacje, walczyć o swoje i nie bać się kreować życia poza schematami. Często, gdy dostarczasz realną wartość i efektywnie wykonujesz swoją pracę, okazuje się, że ludzie są zaskakująco elastyczni i otwarci na takie propozycje.
Podsumowanie
Moim zdaniem produktywność jest ważna, ale powinna być traktowana jako kolejny, wtórny etap przedsiębiorczości, czyli narzędzie do pilnowania rzeczy takich jak wyłączanie telefonu, organizowanie sesji pracy głębokiej czy priorytetyzacja zadań. Uważam, że najlepiej zacząć od skrócenia swojego czasu pracy na tyle jak to możliwe, by przekonać się, co z tego wyniknie. Warto również dodać do tego refleksję – raz na dwa tygodnie, a przynajmniej raz w miesiącu, poświęćmy czas, aby zastanowić się, które działania naprawdę prowadzą nas do celu, na którym nam zależy.