Większość z nas otwiera własne biznesy, aby zyskać więcej wolności, czasu i pieniędzy. Jednak ostatecznie niewielu osobom udaje się osiągnąć ten cel. Zaczynamy pracować w swoim solo biznesie, wykonujemy coraz więcej zadań i zamiast zyskiwać czas, doświadczamy coraz większego stresu, nie potrafiąc oddelegować części obowiązków.
Dzisiaj opowiem, jak prowadzić własny biznes i jednocześnie mieć więcej czasu. Podzielę się swoją historią – jak dzięki delegowaniu zadań przeszedłem od małej firmy do firmy generującej pół miliona rocznie, mającej ośmiu pracowników i kilku współpracowników, a przy tym działającej tak, że miałem więcej czasu dla siebie.
Delegowanie w biznesie – moje doświadczenia
Zacznę od przypomnienia mojej historii. Około czterech miesięcy temu zamknąłem agencję marketingową, którą prowadziłem przez sześć lat i zacząłem działać jako solo przedsiębiorca. Obecnie tworzę kurs online i nadal świadczę niektóre usługi marketingowe. Jednak po tych czterech miesiącach coraz bardziej odczuwam brak jakiegokolwiek współpracownika. Nie mam asystenta ani podwykonawcy, który mógłby przejąć część obowiązków. Zaczynam się zastanawiać, jak to zmienić. Widzę, że sam nie jestem w stanie zrealizować wszystkiego, co bym chciał, a jednocześnie dostrzegam wiele zadań w moim biznesie, które mógłbym oddelegować.
Na pewno będę wspierał się sztuczną inteligencją, agentami AI i narzędziami AI, które znacznie przyspieszają pracę i nie zawsze wymagają zatrudniania dodatkowych osób. Jednak nadal uważam, że osobisty asystent lub pomocnik w firmie jest niezbędny, ponieważ narzędzia AI nie rozwiązują wszystkich problemów.
Jestem wielkim fanem delegowania, choć na początku miałem z tym trudności i nie zawsze mi to wychodziło. Teraz jednak widzę, że prowadzenie biznesu w pojedynkę jest bardzo trudne i wyczerpujące. Gdy masz wiele projektów i chcesz je zrealizować, bez pomocy z zewnątrz nie jesteś w stanie tego zrobić. Dobry zespół to ogromna wartość dla biznesu.
Jaki cel ma delegowanie?
Pierwsze cele delegowania, które przychodzą na myśl, to więcej czasu i więcej pieniędzy – to podstawa. Natomiast trzeba wiedzieć, że jeśli umiemy skutecznie delegować, na przykład na pracowników, na osoby w naszej organizacji, to umiemy też skutecznie delegować na podwykonawców B2B, na inne podmioty, które mają firmy i mogą wykonać dla nas część bardziej złożonej pracy.
Delegowanie bardzo pomaga mi w skalowaniu biznesu. Dzięki temu mam czas na budowanie marki firmy lub marki osobistej, rozwijanie biznesu i pozyskiwanie klientów. W tym jestem dobry i mam wrażenie, że to nadal jest unikalna umiejętność na rynku – aby mocno zaistnieć w świadomości klientów. Na przykład po kilku latach jestem bardzo rozpoznawalny w branży prawnej. Szkoda mi od niej odejść, dlatego nadal działam w tym obszarze, bo wiem, że od zera zbudowaliśmy tam mocny zasięg.
Dzięki delegowaniu nawet jeśli teraz przyjąłbym duże zlecenie od kancelarii prawnej, mógłbym w kilka dni znaleźć odpowiednich podwykonawców, którzy wykonają świetną pracę. Oni otrzymają odpowiednie wynagrodzenie, a ja zarobię na marży z całego zlecenia. To ogromna przewaga konkurencyjna – nie tylko umiem delegować, ale również nie boję się tego robić.
Oczywiście delegowanie nie jest dla każdego. Niektórzy mają małe firmy, nie mają wielu dodatkowych obowiązków poza świadczeniem usług i może im to się sprawdzać – zarabiają tyle, ile potrzebują i nie chcą kontaktować się z wieloma ludźmi. Natomiast rzadko zdarza się biznes, w którym nikt z zewnątrz nie jest potrzebny. Często są powtarzalne zadania, które ktoś zrobi za nas lepiej, szybciej i taniej, niż gdybyśmy robili to sami, ponieważ nasza godzinówka jest wyższa.
Bardzo zachęcam do patrzenia na delegowanie szerzej – to nie tylko przekazywanie zadań, ale także kluczowa umiejętność, która pozwala skuteczniej rozwijać biznes.
3 etapy skutecznego delegowania
Dla wielu osób delegowanie oznacza przekazywanie zadań pracownikom. To jednak zdecydowanie za mało. Kiedyś poznałem koncepcję, według której proces delegowania przebiega w trzech etapach.
1. Delegowanie zadań.
Na początku rzeczywiście delegujemy zadania. Przykładowo: przychodzi do nas pracownik i mówimy mu, aby wstawiał posty na Facebooka. Oczywiście zadanie musi być dobrze opisane, ale na razie chodzi o sam aspekt tego, co delegujemy. Pracownik przygotowuje posty, ja je akceptuję, rozmawiamy i daję mu feedback.
2. Nadawanie uprawnień.
Gdy po jakimś czasie widzę, że pracownik dobrze wykonuje swoją pracę, daję mu uprawnienia. Na przykład pozwalam mu samodzielnie publikować posty – mogę to sprawdzać lub nie, ponieważ już rozumie mój styl i wie, na co zwracam uwagę. Na tym etapie może publikować posty samodzielnie, ale wciąż pozostaje pod moją kontrolą.
3. Powierzenie odpowiedzialności.
Ostatni etap to przekazanie pełnej odpowiedzialności, czyli pracownik zarządza całym Facebookiem. Już nie mówię mu: Wstaw posta, tylko mówię: Dbaj o naszego firmowego Facebooka – jesteś za niego odpowiedzialny. Raz w miesiącu odbędziemy spotkanie, podczas którego sprawdzimy, co wykonał. Przez cały miesiąc to on odpowiada za wszystko, co dzieje się na profilu, a w razie problemów przychodzi z nimi do mnie.
Przechodząc przez te trzy etapy, musimy zachować cierpliwość. Na początku przekazujemy pracownikowi proste zadania, sprawdzamy, jak sobie z nimi radzi, oceniamy efekty i dajemy feedback. Następnie nadajemy mu uprawnienia, umożliwiając większą samodzielność. Dopiero potem powierzamy mu pełną odpowiedzialność za osiąganie rezultatów. Z czasem zakres delegowania będzie się rozszerzał.
Nie da się jednoznacznie określić, jak długo każdy etap powinien trwać. Działam tutaj intuicyjnie – jeśli widzę, że ktoś dobrze radzi sobie na pierwszym etapie, przechodzi do drugiego, a następnie do trzeciego.
Nawet gdy zatrudniałem doświadczonych podwykonawców, nigdy nie mówiłem: Tu masz kampanię i rób ją tak, żeby było dobrze dla klienta. Najpierw mówiłem, aby poprawili słowa kluczowe, potem mogli więcej zarządzać i proponować jakieś zmiany, a dopiero później powierzałem im pełną odpowiedzialność. Chodziło o to, żeby poznać workflow drugiej osoby i upewnić się, że wszystko pójdzie zgodnie z planem. Moim zdaniem to jest klucz i trzeba robić to spokojnie i stopniowo.
5 najczęstszych błędów w delegowaniu zadań w biznesie
1. Zadania nie są jasno określone.
Jeżeli oddelegujemy komuś np. prowadzenie naszego Facebooka firmowego, to nie jest to dobrze określone zadanie. Pracownik musi mieć konkretne ramy zadania i musi wiedzieć, co to znaczy prowadzenie Facebooka. Dla nas – ekspertów czy właścicieli biznesów – wszystko jest jasne. Może już prowadziliśmy Facebooka i w naszej głowie jest prosta odpowiedź: Prowadziłem tego Facebooka, więc zerknij, jak to robiłem i rób po prostu to samo.
Za tym jednak kryje się np. research, poszukiwanie tematów, obrabianie tych tematów, tworzenie treści pod daną grupę docelową, tworzenie grafik w określonym stylu i programie, publikowanie w określonych dniach i godzinach, a później może komentowanie i odpowiadanie na komentarze. I to jest dla nas prowadzenie Facebooka. To nie jest tak, że wystarczy zerknąć i robić to samo. To jest cały proces.
Nie chodzi tylko o wytłumaczenie krok po kroku, co się zawiera, ale chodzi też o określenie startu i mety, czyli jak to wygląda na początku. Mówimy: Masz takie zasoby, tworzysz takie treści, a na koniec ma się pojawić 12 postów dopasowanych do grupy docelowej. Masz je przeanalizować pod kątem statystyk i ułożyć plan na kolejny miesiąc. Ktoś inny będzie to weryfikował i sprawdzał. Dopiero wtedy mamy dobry sposób delegowania zadań.
Moim zdaniem to jest duży problem. Ja też to robiłem i niestety widziałem, że niektórych pracowników wdrażałem za szybko. Przyjmowałem ich do firmy i wrzucałem na głęboką wodę z zadaniami. Musimy być cierpliwi, aby to dobrze wyszło. Musimy poświęcić czas pracownikowi.
2. Brak szczegółowych instrukcji wykonania zadania.
Zakładamy, że gdy ktoś do nas przyjdzie i powie, że już kiedyś prowadził fanpage na Facebooku, to my powiemy: Dobra, to prowadź też u nas. A może w naszej firmie istnieje jakaś specyfika tego działania? Może jest głębszy sens prowadzenia fanpage’a lub konkretna metodyka? Musimy to pokazać krok po kroku.
3. Brak procedur w firmie.
Chociaż te procedury nie są może super atrakcyjne i nie każdy chce je tworzyć, są one bardzo pomocne, szczególnie dla pracowników. Kiedy działałem z moją żoną, nie potrzebowaliśmy procedur, bo się rozumieliśmy i na co dzień działaliśmy razem. Jednak odkąd zaczęliśmy zatrudniać ludzi, podwykonawców, zleceniobiorców, procedury stały się nieocenionym zasobem w naszej firmie. Dzięki procedurze, na przykład tworzenia posta czy wpisu blogowego, pracownik od razu wiedział, jak działamy.
Te procedury nie muszą jednak być bardzo sztywne. Dla mnie najważniejszy jest efekt, czyli określam w zadaniu, co ma się pojawić i jaki cel ma spełnić ta publikacja. Zawsze daję pracownikom wolną rękę. To znaczy, jeżeli znajdziesz sposób, by udoskonalić ten proces, zrobić to inaczej, szybciej, po swojemu – tak, żeby osiągnąć ten efekt, na którym mi zależy, to rób to w ten sposób. Mnie zależy na tym, żeby na koniec miesiąca mieć wpis blogowy i móc podsumować wyniki, zobaczyć statystyki. Ty możesz to robić po swojemu, pod warunkiem że efekt będzie mierzalny i odpowiadający naszym potrzebom.
Moim zdaniem to też jest etap delegowania. Jeżeli ktoś ma instrukcję krok po kroku i ma cały czas wykonywać to samo, zabijamy jego kreatywność. Pracownikom w końcu przestaje się chcieć. Musimy dbać o ich motywację, żeby czuli się twórczy, a nie tylko odklepywali zadania, bo prędzej czy później komuś się to po prostu znudzi.
4. Niecierpliwość przy delegowaniu.
Widzę to nawet u moich znajomych przedsiębiorców – rzucają zadanie, które jest źle wykonane i już mówią: Nie będę delegować, bo straciłem dwie godziny pracy na tego pracownika, a sam zrobiłbym to w pół godziny. Na początku faktycznie to jest częsty problem. Ja też przez to przechodziłem, ale mam z tyłu głowy, że jeśli widzę potencjał w pracowniku, to wiem, że mogę go podszkolić i kiedyś będzie on w stanie zrobić to w pół godziny, a może nawet w 45 minut, ale już bez moich poprawek. Jednak na początku trzeba zainwestować czas.
To nie jest tak, że robisz rekrutację na podwykonawcę czy zleceniobiorcę i kiedy już go zatrudnisz, od razu mówisz: Super, mam podwykonawcę, teraz mogę robić inne rzeczy w biznesie. Musisz zarezerwować czas, żeby go wyszkolić, żeby faktycznie stał się częścią Twojej organizacji i pracował zgodnie z Twoimi wymaganiami. Nie powinieneś myśleć: Dobra, zapłacę mu, a on na pewno zrobi to dobrze. W przeciwnym razie się sparzysz i nie będziesz chciał później delegować zadań.
Inwestując w pracownika, zakładamy, że to się musi od razu zwrócić. Niestety, to działa raczej na długą metę. Rzadko zdarzało mi się – nawet zatrudniając podwykonawców z 10-letnim doświadczeniem – żeby od razu zaczęli rozumieć, o co mi chodzi. Byli tacy, którzy pięknie rozmawiali, ale po wejściu w kampanię robili straszne błędy. Mimo że brali po 100-200 zł za godzinę, nie dowozili efektów. Dlatego zawsze zaczynam od sprawdzania pracowników na małym obszarze działań, a dopiero potem przechodzimy dalej, żeby w długim terminie to się zwróciło. W krótkim czasie nie można tego oczekiwać, bo zatrudnienie pracownika do organizacji i natychmiastowe generowanie wyników jest bardzo trudne.
5. Zatrzymanie na pierwszym etapie delegowania.
Bardzo dużo osób zostaje na pierwszym etapie, bo boi się o swój biznes. Przekazują zadania, ale nie przechodzą do kolejnych etapów delegowania. Moim zdaniem to jest kluczowe, aby ktoś przejął odpowiedzialność za część naszej firmy. Nawet jeżeli czasami nie dowiezie, to i tak schodzi z nas cała odpowiedzialność i całe myślenie o danej działce.
Aby to zrobić, trzeba zaufać tej osobie i najpierw ją przeszkolić. Zachęcam do tego, by nie zostawać tylko na pierwszym etapie delegowania zadań, ale przejść do delegowania uprawnień i odpowiedzialności. To jest bardzo ważne, ponieważ jeżeli będziemy delegować wyłącznie zadania, finalnie wszyscy i tak będą wracać do nas, prosząc o feedback. Będziemy musieli to analizować, kontrolować i mimo że to oni będą wykonywać zadania, my i tak poświęcimy dużo czasu na ocenę tego, co zrobili.
Musimy rozwiązać to inaczej, a sposób, w jaki to zrobisz w swoim biznesie, pozostawiam Tobie do decyzji. Delegowanie jedynie samych zadań to zdecydowanie niewystarczające rozwiązanie, by naprawdę odciążyć biznes i pracować mniej.
Czy deleguję idealnie?
Myślę, że nie deleguję idealnie, ale nauczyłem się kilku ważnych rzeczy i to, o czym dzisiaj mówiłem, zdecydowanie wdrażam. Miałem jednak takie sytuacje, że na przykład musiałem kogoś zwolnić po dwóch, trzech miesiącach pracy. Miałem też pracownika, który był z nami przez pół roku, a mimo to zrobił błąd, który wydawał mi się niewyobrażalny. Nie sądziłem, że ktoś mógłby coś zrobić w taki sposób. Zauważyłem, że nie było tego w procedurach i że nie wyjaśniłem tego wystarczająco dokładnie. Za szybko dałem mu to zadanie, co również było moim błędem. On mógł nie wiedzieć, jak to zrobić. Dla mnie to było oczywiste, a dla niego nie.
Dlatego starałem się później coraz bardziej szczegółowo przedstawiać zadania i procedury. Mimo tych problemów i pewnie straty kilkunastu tysięcy na pracownikach nadal uważam, że wszystkiego sami nie zrobimy. Sam teraz czuję się trochę przytłoczony tym, że tylko ja jestem odpowiedzialny za wszystko, nie mając nikogo do pomocy w prostych czynnościach. Choć teraz wchodzi sztuczna inteligencja, która może nam pomóc, to jednak w moim przekonaniu pracownik pozostaje niezastąpiony.
Podsumowanie: Jak zacząć delegować?
To zadanie dla wszystkich, którzy jeszcze nie delegują w swoim biznesie. Na początek wybierz proste, powtarzalne zadanie, które wykonujesz regularnie, ale które niekoniecznie musisz lub chcesz robić osobiście. Następnie poszukaj kogoś, kto mógłby przejąć to zadanie za Ciebie.
Warto pamiętać, że delegowanie nie oznacza od razu zatrudniania kogoś na pełen etat i ponoszenia 5-tysięcznych kosztów miesięcznych. Możesz na przykład wynająć wirtualną asystentkę, która będzie pracować dla Ciebie 4 godziny miesięcznie. Oczywiście koszty mogą być trochę wyższe, ale myślę, że każdy może sobie pozwolić na wynajęcie wirtualnej asystentki na 4 godziny w miesiącu.
Zleć jej to zadanie, pokaż, jak je wykonujesz, jaki efekt chcesz osiągnąć i przekonaj się, jakie będą efekty: ile ona otrzyma za to wynagrodzenia, ile zaoszczędzisz czasu i co w tym czasie będziesz mógł zrobić. Dobrze jest też obliczyć swoją stawkę godzinową w biznesie, aby sprawdzić, czy opłaca się delegować to zadanie, czy może warto poszukać osoby z mniejszą stawką.
Zdecydowanie zachęcam, by spróbować delegowania na małą skalę. Uważam, że to może być wielki game changer w biznesie.