Co zrobić, gdy w Twoim biznesie ciągle pojawiają się nowe projekty i wszystkie wydają się atrakcyjne? W pewnym momencie, zarówno w moim biznesie, jak i u wielu moich znajomych przedsiębiorców, pojawia się taki moment, kiedy tych zadań jest tak dużo, że nie wiemy, za co się zabrać. Często zaczynamy skakać od projektu do projektu, próbując pogodzić to wszystko, ale w praktyce jest to niemożliwe. W efekcie może dojść do momentu, w którym czujemy się zablokowani, bo mamy tak wiele projektów, że nie potrafimy wybrać. W rezultacie nie robimy nic, bo nie wiemy, od czego zacząć.
Dzisiaj chciałbym podzielić się sposobem, w jaki zarządzam taką sytuacją. Zdradzę, jak udaje mi się utrzymać kurs na jeden projekt i jak staram się kategoryzować pozostałe zadania, aby nie zakłócały mojej pracy.
Moja droga do skutecznego zarządzania projektami
Temat, o którym dziś opowiem, jest inspirowany tym, co przeżywamy z moją żoną w biznesie. Obecnie mamy tak dużo projektów i możliwości, że nie zawsze wiemy, w które z nich wejść, a które odrzucić. Co chwilę pojawiają się nowe, ciekawe rozwiązania.
Myślę, że wiele osób, które słuchają mnie i które działają w biznesie, zna tę sytuację. Początkowe etapy biznesu często wyglądają tak, że bierzemy każde zlecenie za niskie stawki, byleby tylko zacząć, nabrać trakcji, pozyskać pierwszych klientów i zacząć zarabiać.
Teraz widzę osoby, które bardzo chciałyby zarabiać na tworzeniu stron internetowych. My natomiast, mimo że mamy możliwość i dostęp do leadów na takie usługi, już tego nie robimy. Zrobiliśmy to wcześniej, poznaliśmy tę branżę i zdaliśmy sobie sprawę, że praca nad stronami internetowymi dla mniejszych firm nam nie odpowiada.
W pewnym momencie w naszym biznesie przychodzi czas, gdy projektów jest za dużo. Mamy znajomych przedsiębiorców, nowe osoby, które poznaliśmy w internecie, a do tego sami zdobyliśmy ogromne doświadczenie przez te sześć lat. Zrealizowaliśmy mnóstwo produktów cyfrowych, stworzyliśmy kilka mniejszych społeczności, oferowaliśmy różnorodne usługi, a także poznaliśmy setki inspirujących osób. To wszystko prowadzi do tego, że mamy dostęp do wielu możliwości biznesowych.
Dzisiejszy świat daje nam niemal nieograniczoną możliwość przebranżowienia się. Szczególnie odkąd weszła sztuczna inteligencja, liczba nowych narzędzi i idei jest tak ogromna, że nie wiemy, za co się zabrać. To bardzo trudna sytuacja. Musimy coś wybrać, pójść w którąś stronę. Jednak jeżeli będziemy próbować złapać wszystkie te projekty i wdrożyć je równocześnie, ryzykujemy, że nam się to nie uda.
Dopiero ostatnio zacząłem naprawdę rozumieć, o co chodzi z tym, że z czasem w biznesie jedną z najważniejszych umiejętności nie jest wcale sprzedaż czy marketing, ale umiejętność odmawiania pewnym projektom, ludziom i rzeczom. Mniej więcej od trzech miesięcy, kiedy zamknąłem agencję marketingową, stworzyłem sobie plan -– chyba pierwszy raz świadomie, odkąd prowadzę biznes. Postanowiłem, że przez najbliższe trzy miesiące skupię się na wybranych rzeczach i dokładnie podzieliłem mój tydzień na te zadania. Trzymam się tego planu, ale dopiero teraz, kiedy to zrobiłem, zauważam, jak duża jest pula możliwości i jak wiele rzeczy wokół mnie się pojawia.
Do tej pory było tak, że gdy coś się pojawiało i uważałem, że jest ciekawe, starałem się to robić, upchać w kalendarz, oddelegować albo przynajmniej zapisać na mojej liście w programie, gdzie spisuję wszystkie zadania. Wydawało mi się, że to ważna myśl lub projekt, o którym nie mogę zapomnieć. Z czasem wszystko to się piętrzyło, było tego naprawdę dużo.
Teraz faktycznie mocno skupiłem się na dowiezieniu kursu dla prawników online. Staram się działać w tej niszy i sam widzę, że pokusy pojawiają się niemal codziennie. Co chwilę widzę jakiś film na YouTube, który mnie zainteresuje, na przykład o budowaniu marki osobistej i chcę iść w tę stronę. Dopiero potem łapię się na tym i przypominam sobie: Nie, te trzy miesiące od stycznia do końca marca postanowiłeś, że skupisz się na prawnikach. Nie możesz skakać między projektami, bo to nie wyjdzie na dobre ani tobie, ani temu projektowi.
Jak zarządzać czasem? Zasady z dwóch książek, które wprowadziły zmiany w moim życiu
Pierwszą książką, którą chciałbym polecić jest Esencjalista Grega McKeowna — Jeśli chodzi o kategoryzowanie i priorytetyzowanie swoich zadań, bardzo polecam tę książkę. Jest to zbiór przemyśleń na temat tego, jakie projekty warto przyjmować, a które lepiej odrzucić. Kryteria opisane w tej książce są dość wymagające, ale moim zdaniem to bardzo pozytywny aspekt. W dzisiejszym świecie, pełnym pomysłów i możliwości, jeżeli nie będziemy mieli wysokich standardów przyjmowania nowych zleceń, nie będziemy w stanie ich poukładać i dowieźć.
Książka przedstawia zasadę 90 punktów, która polega na tym, że każdy projekt, pytanie, nowy pomysł musimy oceniać w skali od 0 do 100 punktów. Jeżeli projekt nie dostaje 90 punktów, a na przykład tylko 89 lub mniej, odrzucamy go automatycznie. Istnieje zasada hell yeah lub hell no. Jeśli czujemy, że to jest „to” — zgadzamy się na taki projekt. Jeżeli znajdziemy jakieś minusy, to go odrzucamy. W praktyce projektów jest tak wiele, że nie możemy realizować wszystkich dobrych pomysłów czy propozycji. Musimy wybrać te najlepsze, bo czas jest ograniczony.
Drugą książką jest 4 tysiące tygodni autorstwa Olivera Burkemana. Jeśli chodzi o czas, mam wrażenie, że przez ostatnie kilka miesięcy przeszedłem dużą przemianę w kontekście patrzenia na czas. Obecnie czytam drugi raz tę książkę. Mocno mnie ona w tym ukształtowała. Kiedy pierwszy raz ją przeczytałem, spodobała mi się, ale nie wyciągałem z niej praktycznych lekcji – nie notowałem, nie wykonywałem zadań zgodnie z tym, co proponowała. Teraz, czytając ją po raz drugi, zauważam, że moje życie przez ostatnie trzy miesiące wygląda bardzo podobnie do tego, co opisane jest w tej książce. Spodobała mi się i gdzieś podświadomie zintegrowałem zasady, które zostały w niej wyrażone. To zdecydowanie jedna z najmocniejszych książek, jakie przeczytałem w ostatnim roku i bardzo ją polecam.
W kontekście tego, o czym dzisiaj mówię — że mamy nawał obowiązków, wiele projektów, do których chcemy przystąpić, bo każdy z nich wydaje się ciekawy i rozwijający — myślę, że najważniejszą lekcją z tej książki jest to, że musimy zaakceptować fakt, że nie zdążymy w życiu zrobić wszystkiego, co chcielibyśmy. To bardzo ważna myśl, szczególnie w dzisiejszych czasach. 100, 200 czy 300 lat temu życie wyglądało zupełnie inaczej. Choć zdarzały się sytuacje, w których ludzie starali się wrzucić więcej rzeczy do swojego kalendarza, niż się da, życie nigdy nie przyspieszało tak jak dzisiaj. Pogodzenie się z tym jest niezwykle ważne.
Dostrzegam tę akceptację u siebie na kilku poziomach. Na przykład umiem pogodzić się z tym, że nie zdążyłem dowieźć czegoś, co obiecałem, że zrobię danego dnia, ale robiłem coś, co w danej chwili było dla mnie ważniejsze. Świat się nie zawali. Na szczęście to nie zdarza się często, ale bywa, że muszę kogoś przeprosić, bo obiecałem, że coś dowiozę, ale akurat miałem dzień, w którym nagrywałem podcast. To jest mój priorytet w piątki. Nie usiądę tego dnia do robienia rzeczy dla klienta, kursu czy czegokolwiek innego, jeżeli najpierw nie nagram odcinka podcastu. Podobnie w kontekście nagrywania kursu ustaliłem, że to jest priorytet i muszę mieć go nagranego do czwartku lub środy. Jeżeli nie uda mi się go przygotować na czas, w piątek będzie to pierwsze zadanie na mojej liście.
Zachęcam do przeczytania obydwu pozycji, ale przede wszystkim do zapamiętania, że nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego. Dla mnie ta myśl była bardzo uwalniająca. Zdałem sobie sprawę, że to prawda — gonienie za wszystkimi zadaniami i projektami jest po prostu niemożliwe. Często ludzie starają się połączyć wszystko naraz, na przykład prowadzą pięć dużych projektów jednocześnie, a każdy z nich idzie ślimaczym tempem. Moim zdaniem to również nie jest dobry sposób na rozwijanie biznesu czy projektów.
Jak udaje mi się zarządzać czasem i zadaniami?
Tak jak postanowiłem, zamykam agencję marketingową i tworzę kurs online dla prawników, ale jednocześnie mam jednego dużego klienta na obsługę kampanii reklamowych i nagrywam podcast. Mój tydzień został podzielony na bloki czasowe, w których szacowałem, ile potrzebuję na każde z tych trzech zadań: kampanię reklamową, stworzenie kursu dla prawników i nagrywanie podcastu.
Mniej więcej dobrze ustaliłem godziny — dwa dni na kampanię reklamową, dwa dni na kurs online i jeden dzień na podcast w tygodniu. Zawsze pojawiają się dodatkowe rzeczy, więc każdego dnia mam pół godziny do godziny wolnego czasu, żeby móc zrealizować zadania, które wpadną. Bardzo mocno trzymam się tego planu.
Myślę, że gdybym nie miał tego „bata” nad sobą, że muszę nagrywać kurs, być może po miesiącu zboczyłbym z tej drogi. Szczególnie że w styczniu sprzedaż kursu nie była aż tak duża, jak ją założyłem — dołączyła tylko jedna osoba, a liczyłem na więcej. Gdybym miał już nagrany kurs, mógłbym zrezygnować z tego pomysłu, ale teraz wiem, że muszę kontynuować do marca.
Nie tylko nagrywam, ale także staram się pokazywać kulisy pracy nad kursem na Instagramie, promując go. Dzięki temu dzielę się procesem twórczym, co również pomaga zwiększyć sprzedaż.
Dodatkowo, w odniesieniu do innych moich zadań, mam również ustalone mocne zasady. Robię kampanię reklamową i muszę ją regularnie monitorować, aby działała dobrze. To jest moje minimum — co tydzień musi pojawić się nowy odcinek podcastu. Oczywiście, kiedy planowałem te 3 miesiące, chciałem jeszcze postować na Instagramie i rozwinąć bloga o marketingu prawników, bo mam duże plany, żeby to zrobić jak serwis, który będzie zarabiał na ruchu i afiliacjach. Ale wiadomo, tego wszystkiego nie da się połączyć.
Mimo że ostatnio napisał do mnie copywriter, z którym mógłbym dobrze współpracować, na przykład na blogu, wprost mu powiedziałem: To jest fajna propozycja, ale odezwij się do mnie w kwietniu, bo do końca marca jestem zajęty. Propozycji jest naprawdę dużo i to pierwszy raz w moim życiu, kiedy widzę, że odmawiam i nie biorę nowych projektów. Mimo że może byłyby one korzystniejsze, nie robię tego, bo do marca muszę się skupić na tym, co mam zaplanowane.
Myślę, że z tego wynika szereg pozytywnych implikacji — dowiozę dany projekt szybciej i w lepszej jakości. Dopiero później będę mógł zastanowić się, co robić w kolejnych trzech miesiącach.
Nie posługuję się w tym przypadku książką 12-tygodniowy rok, mimo że ją czytałem, ale teraz te 3 miesiące zaplanowałem trochę przypadkowo — tak mi wychodziło na nagranie kursu. Natomiast jeżeli ktoś chciałby pracować w cyklach 3-miesięcznych i czuje, że nie może wytrzymać przy jednym projekcie dłużej albo ma tak dużo projektów, moim zdaniem te 3 miesiące to dobry czas, by skupić się na jednym, konkretnym projekcie. Przez 3 miesiące odmawiamy wszystkiemu innemu i dopiero po tym czasie zobaczymy efekty.
Wśród innych przedsiębiorców internetowych, z którymi się obracam, zauważam, że to jest chyba największy problem dzisiejszych czasów — nie brak wiedzy, bo ta jest dostępna, nie problem z wdrożeniem, ani z wyborem taktyki, lecz skupienie swojego czasu na tych rzeczach, które naprawdę są istotne. Nie chodzi o to, żeby realizować projekty po łebkach czy ciągnąć 100 projektów jednocześnie, ale o to, żeby skupić się na tym, aby te projekty rosły i dawały wartość ludziom, dla których je tworzymy. Dlatego teraz mam większy fokus i klarowność w tym, czym się zajmuję.
Czy te zasady działają w praktyce?
Czy to wszystko, co wiem i co tu przedstawiłem, działa w praktyce? Generalnie tak. Wyrabiam się, mimo że teraz mamy bardzo trudny okres chorobowy w domu i wszyscy byliśmy na antybiotykach, więc czasu było mniej. Mimo wszystko, na chwilę obecną, jesteśmy w połowie lutego i dowożę to, co miałem dowozić — podcast się pojawia, kampania reklamowa działa, a kurs dla prawników jest regularnie wstawiany.
Jestem jednak bardziej wyczulony na te wszystkie okazje i czasem jest mi szkoda, gdy coś się pojawia, a ja nie mogę tego zrobić. Ale kiedy przygotowałem sobie ten „teoretyczny background” i wiem, jak to działa — że takie projekty będą do mnie spływać i będą pojawiać się różne propozycje — łatwiej mi jest odmawiać. Cieszę się, że to faktycznie działa i funkcjonuje w ten sposób.
Podsumowanie
Bardzo zachęcam do refleksji nad tym, jak działasz i jakie projekty realizujesz. Naprawdę jest sporo ludzi, którzy działają na dużą skalę, robią kilka projektów, ale z żadnego nie są do końca zadowoleni. A gdy pojawia się nowa okazja w kolejnym tygodniu, próbują ją jeszcze wrzucić do kalendarza. Niestety, nie da się zrobić wszystkiego, szczególnie jeśli chcemy zachować balans między życiem a pracą.
Niektórzy mówią, że tego się nie da rozdzielać, ale ja nadal staram się to robić. Chodzi o to, żeby mieć czas na wszystko, nawet jeśli to tylko jedna lub dwie czynności z każdego aspektu naszego życia. Mowa tu o rodzinie, pracy, sporcie i czasie spędzonym na nierobieniu niczego. Dla mnie harmonia i balans są bardzo ważne. Dlatego ten sposób zarządzania projektami i swoją energią, a także zobowiązanie, by przez trzy miesiące nie robić nic innego, jest w moim przypadku bardzo korzystny. Mam nadzieję, że dla innych również będzie to pomocne.