Czy też masz tak, że wychodząc z domu, żeby załatwić jedną sprawę, od razu zastanawiasz się, czy można przy okazji załatwić jeszcze coś innego, aby nie musieć wychodzić drugi raz – nawet jeśli oznaczałoby to oszczędzenie tylko pięciu minut? Jeśli tak, ten odcinek jest dla Ciebie. Opowiem w nim o zasadach produktywności, które stosuję, aby zrobić więcej w krótszym czasie, a jednocześnie nie zwariować i nie zmienić się w robota nastawionego wyłącznie na wykonywanie zadań.
Jak zachować równowagę między produktywnością a spontanicznością?
Chyba faktycznie mam lekkiego bzika na punkcie produktywności, ale bardzo zależy mi na tym, żeby nie działać mechanicznie i nie odhaczać tylko kolejnych zadań z listy. Chcę unikać sytuacji, w której wszystko sprowadza się do realizacji planu bez odrobiny spontaniczności. Nie chciałem zwariować w świecie, w którym wszyscy próbują wcisnąć jak najwięcej zadań, dlatego podzieliłem swoje życie na dwie części.
Kiedy jestem w pracy, wszystko działa u mnie bardzo mechanicznie. Najczęściej pracuję, gdy dzieci są w szkole. Wtedy mam przygotowaną listę zadań, którą robię najpóźniej z samego rana. Wykonuję je jedno po drugim, bez większego zastanowienia, czy mam na to ochotę, bo zadania są wcześniej wyselekcjonowane. Wiem, że tylko ja mogę je wykonać, więc po prostu siadam i je realizuję. Oczywiście, bywają wyjątki i sytuacje nieprzewidziane, ale generalnie siadam i robię.
Natomiast kiedy dzieci wracają ze szkoły, zupełnie odrywam się od pracy. Daję sobie wtedy dużo luzu, swobody i przestrzeni na spontaniczność. Taki podział pozwala mi zachować równowagę. Nie chodzi o to, by mieć zaplanowane popołudnie co do minuty – że od 15 do 17 układamy klocki, potem spacer, a potem nauka angielskiego. W tym czasie pozwalamy sobie na swobodę, tak żeby nikogo nie zmuszać do działania według sztywnych reguł produktywności.
Jak połączyć rozwój zawodowy z pełną obecnością w domu?
Nigdy nie chciałem być kimś, kto tylko odhacza kolejne zadania na liście. Zależało mi na zbudowaniu życia, w którym mógłbym skutecznie pracować, rozwijać firmę i zarabiać, ale jednocześnie być naprawdę obecny w domu z dziećmi. Nie chodziło o to, by być obok, siedzieć z nimi fizycznie, ale jednocześnie kończyć coś jeszcze z pracy. Chciałem, by moja głowa w tym czasie była wolna od myśli o pracy czy przyszłych zadań, bym mógł skupić się w pełni na tym, co dzieje się tu i teraz. Moim celem było świadome życie – takie, w którym czas spędzony z rodziną jest głęboki i wartościowy. Myślę, że udaje mi się to osiągnąć i dziś chciałbym podzielić się kilkoma praktycznymi rozwiązaniami, które mi w tym pomagają.
Prawo Parkinsona: Jak efektywnie wykorzystać ograniczony czas pracy
Pierwszą zasadą, którą stosuję, jest prawo Parkinsona – mówi ono, że zadanie rozciąga się na czas, jaki mu przeznaczymy. Jeśli więc damy sobie 15 minut na odpisanie na maile, to faktycznie zajmie to 15 minut, ale jeśli zaplanujemy na to 3 godziny, prawdopodobnie właśnie tyle czasu spędzimy nad mailami. Choć nie jest to reguła sztywna, w moim życiu sprawdza się bardzo dobrze i stosuję ją od samego początku działania firmy.
Kiedy zaczynaliśmy, mieliśmy dziecko w domu – jeszcze wtedy nie chodziło do przedszkola – więc od razu musieliśmy wygospodarować konkretny czas na pracę. Przykładowo, od 10 do 14 pracowałem ja, a Sara zajmowała się dzieckiem. Następnie od 14 do 18 zmienialiśmy się rolami. Te 4 godziny musiały wystarczyć, by zrobić to, co zaplanowaliśmy i pchnąć pracę do przodu. Na początku nie zawsze udawało się wykonać wszystko w tym czasie, więc zdarzało się nadrabiać pracę nocą. Bywało to częściej u Sary, a u mnie raczej sporadycznie, choć zdarzało się, że raz na jakiś czas musieliśmy poświęcić noc, aby nadrobić zaległości. Zazwyczaj jednak udawało się tego unikać.
Wiele osób czuje pokusę, by wrócić do pracy, jeśli znajdzie się dodatkowy moment, gdy na przykład dziecko drzemie, zajmuje się czymś samodzielnie, albo ktoś przyjdzie, by się nim zająć. Ja staram się tej pokusie nie ulegać. Ostatnio czytałem artykuł lub mailing od Olivera Burkemana, autora książki 4 tysiące tygodni. Napisał, że jeśli planujemy pracę od 8 do 12, to powinniśmy ją zakończyć o 12, niezależnie od tego, czy wszystkie zadania są wykonane. Daje to sygnał naszemu umysłowi, że praca ma koniec i że jest czas na regenerację. Taka strategia prowadzi do lepszych efektów w przyszłości. Od roku ściśle trzymam się tej zasady i nie muszę już zarywać żadnej nocy, aby nadrobić zadania – dzięki zmianom, które wprowadziłem w swoim systemie pracy oraz efektywności, którą wypracowałem. Bardzo rzadko zdarza się też, żebym musiał pracować popołudniami. Czasem dodajemy sobie dodatkową sesję pracy raz w tygodniu na 3–4 godziny, którą wykonujemy po południu – raz ja, raz Sara. Na co dzień jednak popołudnia spędzamy razem, ciesząc się swobodniejszym czasem z rodziną.
Dieta niskoinformacyjna – by unikać nadmiaru bodźców
Drugą zasadą, którą stosuję, jest dieta niskoinformacyjna – choć może się to wydawać strategią produktywnościową, w rzeczywistości ma ona duży wpływ na klarowność życia. Co ciekawe, o tej diecie, podobnie jak o prawie Parkinsona, przeczytałem w książce Tima Ferrisa 4-godzinny tydzień pracy, ale było to kilka lat po założeniu firmy, kiedy te zasady już były obecne w naszym życiu. Zaskoczyło mnie to, że instynktownie przyjęliśmy reguły, które później odkryłem jako teoretyczne koncepcje Ferrisa – wcześniej nie wiedzieliśmy, że mają swoje nazwy.
Dieta niskoinformacyjna oznacza ograniczenie niepotrzebnych bodźców z zewnątrz. Od ponad 10 lat nie mamy telewizora, a Netflixa oglądamy tylko okazjonalnie, gdy czas nam na to pozwala. Żyjemy w naszej małej bańce, skupiając się na sobie, naszej najbliższej społeczności i tym, co dzieje się w naszym otoczeniu. Może to być różnie odbierane, ale po prostu nie mamy potrzeby aktywnego pozyskiwania informacji na temat wydarzeń z dalekich zakątków świata. Dzięki temu nie przejmujemy się nadmiarem wiadomości, które często działają przytłaczająco, a jednocześnie nie możemy realnie wpłynąć na ich przebieg. Oczywiście, podstawowe informacje zawsze do nas docierają – czy to przez media społecznościowe, czy od znajomych – jednak nie dążymy do ich aktywnego śledzenia.
Widzę dużą wartość w takiej postawie: nie muszę wiedzieć o wszystkim, co dzieje się na świecie. Ważne jest dla mnie, co dzieje się w moim własnym życiu, na moim własnym „podwórku”. Dlatego unikam przeglądania Instagrama czy TikToka, bezcelowo przewijając i szukając rozrywki. Przykładowo, właśnie wróciliśmy z krótkich wakacji na Teneryfie, podczas których na trzy dni całkowicie wyłączyłem telefon, odkładając go do sejfu. Zaskoczyło mnie, że nie czułem potrzeby sprawdzania go ani wrażenia, że coś tracę.
Oczywiście, kiedy jestem w domu i telefon jest pod ręką, czasem sięgam po niego z nudów, by przejrzeć social media. Staram się jednak świadomie z tego rezygnować, nawet przy posiłkach, by nie wchodzić w nawyk „doładowywania się” prostą dopaminą. Jestem naprawdę zadowolony, że udało mi się osiągnąć taki poziom samokontroli – nie muszę nieustannie sprawdzać, co dzieje się u innych. Jeśli telefon jest daleko, a ja mam zajęcie, nie brakuje mi go. Polecam taki styl życia każdemu. Ta klarowność pomaga unikać rozkojarzenia, co pozwala lepiej skupić się na tym, co robimy w danej chwili, to nie tylko zwiększa produktywność, ale także daje poczucie głębszej kontroli nad swoim życiem.
Blokowanie czasu: Jak skutecznie rozdzielać zadania w pracy
Trzecia zasada, którą stosuję, to organizacja pracy w blokach czasowych. Oprócz ogólnego podziału dnia na blok pracy (około 4 godziny) i czas przeznaczony dla rodziny, dzielę moją pracę na mniejsze, konkretne bloki z przypisanymi zadaniami. Dzięki temu mam jasność, co i kiedy muszę wykonać.
Przykładowo, jeśli obsługuję dużego klienta, to rezerwuję dla niego 6 godzin w tygodniu. Staram się ściśle trzymać tych ram czasowych, wiedząc, że te godziny są przeznaczone wyłącznie na działania dla tego klienta. Podobnie, gdy przychodzi czas na nagranie podcastu, w piątki przeznaczam na to stały blok czasu – nie planuję w ten dzień innych zajęć. Jeśli zajmuję się odpisywaniem na maile, robię to na początku dnia pracy, a po skończeniu tej czynności zamykam skrzynkę i zaglądam do niej dopiero kolejnego dnia.
Taki system pozwala mi uniknąć sytuacji, w której jestem stale „podłączony” do różnych zadań i ciągle muszę reagować na nowe rzeczy. Skupienie na jednym zadaniu w danym bloku czasowym chroni mnie przed rozpraszaniem się i pomaga w pełni skoncentrować na bardziej wymagających zadaniach, które potrzebują większej uwagi i precyzji.
Praca głęboka jako klucz do świadomego rozwoju
Kolejną zasadą, która wyznacza moją organizację czasu, jest priorytet na pracę głęboką. Inspiracją była dla mnie książka Cala Newporta Praca głęboka, która szczegółowo omawia, dlaczego głębokie, skoncentrowane działanie jest tak cenne i jak wygospodarować na nie miejsce w kalendarzu. Praca głęboka to dla mnie tworzenie czegoś istotnego: pisanie e-booka, planowanie webinaru czy nagrywanie podcastu. Inaczej jest z pracą płytką, czyli takimi zadaniami jak odpisywanie na maile czy koordynacja działań zespołu, które wymagają reakcji, ale niepełnego zaangażowania twórczego. Pracę głęboką traktuję jako wyjątkowo cenny czas, na który zazwyczaj rezerwuję 4-godzinny blok w danym dniu, odcinając się od zadań płytkich oraz zewnętrznych kontaktów. Wcześniej, w agencji marketingowej, moją pracą głęboką było np. piątkowe poświęcanie czasu na przemyślenie strategii firmy. Te dni przeznaczałem na refleksję nad tym, co można poprawić i rozwijać, co często obejmowało analizę oferty, procesów sprzedaży i marketingu, czy potrzebnych zmian w strukturze. Tego typu praca nie tylko wpływa na postęp zawodowy, ale również na rozwój osobisty.
W kontekście prywatnym coraz częściej rozmawiam o tym z Sarą – warto poświęcać czas na autorefleksję i świadome spojrzenie na nasze życie. Dzięki temu można dostrzec, czy nasze wybory rzeczywiście nam służą, a nie tkwić bezrefleksyjnie w niechcianych schematach. Ludzie często działają na autopilocie, bez zastanowienia, jak mogliby swoje życie ukierunkować bardziej świadomie. Uważam, że świadome życie jest kluczem do poczucia spełnienia i wolności – pozwala nam w pełni kontrolować swoje decyzje i mieć poczucie, że nawet jeśli coś jest trudne, to realizujemy to, co naprawdę wybraliśmy.
Zasada Pareto w życiu zawodowym i prywatnym
Zasada Pareto, czyli znana reguła 80/20, to narzędzie, które stosuję do optymalizacji mojego czasu i wysiłków, choć nie zawsze wprost i z matematyczną dokładnością. W praktyce nie chodzi wyłącznie o dokładne wyliczenie, które 20% klientów przynosi mi 80% zysków czy które zadania są najbardziej produktywne, ale o intuicyjne podejście do priorytetów. Czasem analizuję zadania, które wykonywałem w ciągu ostatniego miesiąca, patrząc na to, co mogę wyeliminować lub oddelegować, by skupić się na tych działaniach, które naprawdę są kluczowe lub które lubię i chcę robić osobiście.
Ostatnio rozważamy także, jak zasada Pareto może pomóc w zarządzaniu obowiązkami domowymi. Wychodzę z założenia, że nie wszystko musimy robić sami, zwłaszcza jeśli moglibyśmy zyskać dodatkowy czas, który można poświęcić na relacje z dziećmi lub odpoczynek. Myślę, że zasada Pareto pomaga nie tylko zwiększyć efektywność w biznesie, ale też świadomie zarządzać obowiązkami prywatnymi – skupiając się na tych działaniach, które przynoszą największą wartość i satysfakcję w obu sferach życia.
Zasada Getting things done
Zasada z książki Getting Things Done autorstwa Davida Allena jest dla mnie niezwykle pomocna w utrzymaniu klarowności umysłu i produktywności. Zamiast natychmiast reagować na każdą myśl czy przypomnienie o zadaniu, które pojawi się w mojej głowie, zapisuję je. Korzystam z aplikacji Nozbe, ale równie dobrze może to być papierowy notes czy jakiekolwiek inne narzędzie do zarządzania zadaniami. Kluczowe jest to, że zapisuję wszystko, co wymaga mojej uwagi, aby moja głowa nie musiała o tym myśleć, a ja mogłem kontynuować bieżące działania bez rozpraszania się.
Na przykład, gdy jestem w parku z dziećmi po pracy i przypomnę sobie, że muszę wysłać fakturę do księgowej, nie siadam od razu do telefonu, by to zrobić. Zamiast tego zapisuję to zadanie w aplikacji, aby o nim nie zapomnieć, ale jednocześnie pozostaję obecny w danym momencie. W ten sposób nie rozpraszam się i nie tracę koncentracji na ważniejszych rzeczach, jak spędzanie czasu z dziećmi.
Ta metoda ma też zastosowanie w pracy zawodowej. Kiedy pracuję nad trudniejszym zadaniem lub projektem, a nagle przypomnę sobie o czymś krótkim, np. wysłaniu e-maila, zapisuję to zadanie, aby nie przerywać skupienia na ważniejszym zadaniu. Jeśli bowiem przerwę na to krótkie zadanie, ciężko będzie mi wrócić do pełnej koncentracji nad bardziej złożonym projektem. To, co jest najważniejsze, to nie pozwalać, by drobne zadania zakłócały naszą produktywność i płynność pracy.
Zatem zapisując zadania w odpowiednim czasie i miejscu, minimalizuję stres i chaos w głowie, co pozwala mi skupić się na tym, co naprawdę ważne w danym momencie. Polecam to podejście, szczególnie jeśli zależy nam na utrzymaniu produktywności i porządku w życiu codziennym.
Wspólne zarządzanie czasem z kalendarzem Google
Jedną z rzeczy, która znacząco poprawiła nasze życie rodzinne i zawodowe, jest wspólne zarządzanie czasem przy użyciu Kalendarza Google. Mamy swoje osobne kalendarze, ale są one udostępnione wzajemnie, dzięki czemu zawsze wiemy, co kto ma zaplanowane i kiedy. Dodatkowo, jeśli planujemy coś, np. wspólną aktywność czy spotkanie, zawsze informujemy drugą osobę, by nie dochodziło do nakładających się wydarzeń.
Kalendarz jest podzielony na różne bloki czasowe, które są już z góry zaplanowane. Przykładowo, mamy czas pracy od 9 do 13, gdy dzieci są w przedszkolu. Te godziny są przeznaczone tylko na pracę, bez żadnych dodatkowych obowiązków. Jeśli planujemy coś na popołudnie, to zazwyczaj konsultujemy to z drugą osobą, żeby mieć pełną jasność w organizowaniu dnia. Dzięki temu możemy przewidywać, co będzie się działo i unikamy sytuacji, w których musimy coś nagle zmieniać.
Nasz kalendarz Google pozwala również na precyzyjne określenie, kiedy możemy mieć konsultacje czy spotkania, a kiedy nie. Na przykład, kiedy prowadziłem konsultacje, miałem określone dni i godziny, w których byłem dostępny dla klientów, np. we wtorki rano czy czwartki po południu. Dzięki temu z góry mogłem zaplanować resztę dnia, a także upewnić się, że w tych godzinach nie mamy innych zobowiązań rodzinnych. Jeśli coś nieoczekiwanego się wydarzy, jak choroba dziecka, mamy elastyczność w kalendarzu, by dostosować nasze plany. Dzięki temu możemy nadrobić zaległości, przenosząc np. czas pracy na później, nie martwiąc się o stresujące zmiany w harmonogramie.
Kalendarz Google pomógł nam również zorganizować nasze wyjazdy. Kiedy planujemy wyjazd, od razu wprowadzamy go do kalendarza, zaznaczając, że w tych dniach nie będziemy dostępni do pracy ani na konsultacje. Cała organizacja – zarówno obowiązki zawodowe, jak i prywatne – jest w jednym miejscu, co sprawia, że mamy mniej nieoczekiwanych sytuacji i łatwiej utrzymać porządek.
Planowanie z wyprzedzeniem
Również bardzo ważnym elementem jest planowanie z wyprzedzeniem. W niedzielę wieczorem poświęcam kilka minut na przeglądanie kalendarza na nadchodzący tydzień. Dzięki temu wiem, czy są jakieś spotkania, wizyty lekarskie, czy szczególne wydarzenia, które mogą wpłynąć na nasz czas pracy. Jeśli coś się zmienia, np. dzieci są chore, mogę dostosować plany, przenosząc czas pracy na inny dzień.
Codziennie wieczorem, tuż przed końcem dnia, również sprawdzam kalendarz na następny dzień. Upewniam się, że wszystko jest zaplanowane, nic nie zostało pominięte i mam pełną kontrolę nad tym, co się wydarzy. Takie przygotowanie sprawia, że dzień zaczyna się spokojnie, bez stresu o niezrealizowane zadania. Oczywiście, pomimo tak starannego planowania, życie potrafi nas zaskoczyć i czasem zdarzają się nieprzewidziane sytuacje. Jednak dzięki elastyczności w kalendarzu i wcześniejszym przygotowaniom, jesteśmy w stanie lepiej zarządzać niespodziewanymi zmianami i minimalizować ich wpływ na naszą organizację.
Podsumowanie
Na zakończenie chciałbym podkreślić bardzo ważną rzecz: nie wszystko zawsze idzie zgodnie z planem. Czasami po prostu brakuje czasu na pewne zadania i to jest zupełnie normalne. Na szczęście, dzięki wcześniejszemu wprowadzeniu kilku zasad organizacji, już nie musimy zarywać nocy, by wszystko ogarnąć.
Dzisiaj jest poniedziałek, wróciliśmy właśnie z czterodniowego urlopu, a ja początkowo planowałem, że spędzę dzień w biurze, załatwiając kilka spraw zawodowych, ponieważ przez kilka dni nas nie było. Jednak rano przypomniałem sobie, że w piątek nie nagrałem podcastu, więc muszę go nagrać dzisiaj, co zmienia moje plany. Dodatkowo mam lekcję hiszpańskiego o 12, a potem odbieram dzieci z przedszkola, więc do końca dnia będę miał dość napięty harmonogram. Jest możliwe, że nie zdążę ze wszystkim, zwłaszcza że Sara ma swoje konsultacje i mamy zbliżające się urodziny, które także wymagają uwagi.
Jednak to, co wypracowałem, sprawdza się. Nawet jeśli dziś nie uda się zrobić wszystkiego, to nie oznacza, że będę musiał zostać do późna w nocy, żeby nadrobić zaległości, ponieważ mam już poukładany system, który pozwala mi na elastyczność i radzenie sobie z niespodziewanymi zmianami. To właśnie jest kluczowe – chodzi o to, aby mieć system, który daje nam przestrzeń na adaptację i umożliwia zarządzanie życiem zawodowym oraz osobistym w sposób, który nie wywołuje nadmiernego stresu.
Nie dążę do perfekcji i wiem, że żaden system nie jest idealny. Zawsze coś może się wykrzaczyć, ale mam poczucie, że moje życie jest dobrze zorganizowane, zarówno zawodowo, jak i osobiście. Jestem z tego usatysfakcjonowany. Dlatego dzielę się tym, co działa u mnie, bo może to pomóc innym w organizacji ich codziennych obowiązków i życia.